Na začátku podnikání je běžné, že jeden člověk řeší téměř všechno. Stará se o zákazníky, vyřizuje objednávky, vystavuje faktury, odpovídá na e-maily, nakupuje materiál a zároveň samotnou práci, na které podnikání stojí, také vykonává. Dokud je zákazníků málo, může takový způsob dobře fungovat. S růstem podnikání se ale situace mění.
Podnikatel může postupně zjistit, že tráví stále více času činnostmi, které přímo nevydělávají peníze. Místo rozvoje firmy řeší administrativu, místo práce se zákazníky odpovídá na běžné dotazy a místo plánování budoucnosti hasí každodenní problémy. Právě v této chvíli přichází na řadu otázka, zda není čas začít některé úkoly delegovat.
Když podnikatel přestává stíhat důležitou práci
Jedním z nejzřetelnějších signálů je nedostatek času. Pokud podnikatel od rána do večera pracuje, ale přesto má pocit, že nic nestíhá, nemusí být řešením pracovat ještě více hodin. Problém může být v tom, že se snaží osobně zvládnout příliš mnoho různých úkolů.
Je užitečné rozdělit si činnosti na ty, které může dělat pouze podnikatel, a na ty, které může bez větších problémů převzít někdo jiný. Osobní jednání s klíčovým zákazníkem nebo rozhodování o budoucnosti firmy může být nenahraditelné. Vedení účetnictví, vyřizování běžné administrativy nebo příprava výkazů už často nikoli.
Delegování neznamená ztrátu kontroly
Někteří podnikatelé se delegování brání, protože mají pocit, že když si něco neudělají sami, nebude to udělané správně. Tento přístup může být pochopitelný zejména u člověka, který firmu založil a dlouhou dobu se staral o všechno vlastními silami.
Delegování ale neznamená, že se podnikatel přestane o danou oblast zajímat. Znamená především to, že odpovědnost za konkrétní úkol svěří někomu jinému a nastaví způsob kontroly. Důležité je proto dobře vysvětlit očekávání, termíny a požadovaný výsledek.
Začít je možné malými úkoly. Podnikatel nemusí hned přijímat zaměstnance nebo někomu předávat podíl ve firmě. První krok může představovat například externí účetní, administrativní pracovník, virtuální asistent nebo specialista na konkrétní oblast.
Co má smysl delegovat jako první?
Nejlepšími kandidáty bývají činnosti, které se pravidelně opakují, zabírají hodně času a nevyžadují osobní rozhodování majitele firmy. Může jít o administrativu, fakturaci, přípravu podkladů pro účetnictví, správu kalendáře, základní komunikaci se zákazníky nebo některé marketingové činnosti.
Naopak úkoly, které přímo souvisejí s hlavním know-how podnikatele nebo s jeho osobními vztahy s nejdůležitějšími klienty, není vždy vhodné předávat okamžitě.
Důležitým kritériem je také cena podnikatelova času. Pokud například podnikatel vydělává výrazně více svou odbornou prací než činností, kterou může za rozumnou částku vykonávat někdo jiný, může být ekonomicky výhodnější tuto práci předat.
Delegování může firmě pomoci růst
Přínosem delegování není pouze více volného času. Podnikatel získá prostor věnovat se činnostem, které mohou firmu posunout dál. Může hledat nové zákazníky, rozvíjet produkty a služby, pracovat na strategii nebo budovat obchodní vztahy.
Zároveň se firma postupně stává méně závislou na jednom člověku. Pokud podnikatel osobně vyřizuje každou objednávku, fakturu, reklamaci i telefonát, může být jeho nepřítomnost pro firmu velkým problémem. Dobře nastavené procesy a rozdělení práce naopak umožňují, aby podnikání fungovalo i tehdy, když majitel několik dní nebo týdnů není k dispozici.
Kdy je tedy správný čas?
Neexistuje konkrétní počet zaměstnanců ani výše obratu, při které by měl podnikatel začít delegovat. Rozhodující je spíše způsob fungování firmy. Pokud podnikatel tráví většinu dne operativou, nestíhá důležitou práci, odkládá rozvoj firmy nebo musí osobně řešit každý detail, je vhodné se nad delegováním vážně zamyslet.
Stačí si několik týdnů zapisovat, čemu podnikatel věnuje svůj čas, a následně jednotlivé činnosti rozdělit podle jejich významu na ty, které lze úplně odstranit, které lze zjednodušit a které lze předat někomu jinému. Podle toho pak lze učinit konkrétní kroky.
