Každý kdo podniká, musí kromě vlastního podnikání vést účetnictví nebo daňovou evidenci. Způsoby jak lze řešit agendu s tím spojenou jsou:
- Vše řešit osobně
Menší živnostníci zvládají vystavovat faktury a zpracovávat daňová přiznání sami. S tím jak ale přibývají zakázky se zvyšuje náročnost administrativy a je nutné řešit otázku, zda ji zpracovávat ve firmě, dodavatelsky či kombinovaně.
- Využít vlastní zaměstnance
Vystavení faktury zvládne každý podnikatel, náročnější účetní záležitosti pak musí řešit s účetní či s daňovým poradcem. Je ale otázkou, zda si chce podnikatel platit vlastního zaměstnance jako účetního nebo daňového poradce ve svém týmu.
- Najmout si externí účetní firmu
Řada podnikatelů si své účetnictví nechává zpracovat u externí účetní firmy. Zpravidla jednou za měsíc firmě předají nashromážděné doklady, které firma zadá do účetního programu, vygeneruje potřebné sestavy a případně je rozešle jednotlivým úřadům. Doklady zařadí do šanonů a podnikatele průběžně informuje o jeho výsledcích.
Tím ale v podstatě vzniká dvojí agenda. Podnikatel totiž vystavuje vlastní faktury, přijímá dodavatelské faktury a zajišťuje jejich proplacení. Zároveň kontroluje, zda mu jeho odběratelé zaplatili. Takže jak podnikatel, tak účetní firma zpracovávají totožnou agendu. Při menším objemu dokladů je takováto spolupráce bezproblémová. S přibývajícími zakázkami a tím pádem i doklady je ale vhodné podívat se po efektivnějším řešení.
- Pořídit si ekonomický systém
Tím může být ekonomický systém s možností online zpracování účetnictví. Do tohoto zabezpečeného systému má podnikatel přístup odkudkoliv a kdykoliv. Podnikatel nebo jeho administrativní pracovníci mohou v programu provádět běžnou agendu, jako je vystavování faktur, pokladních dokladů a sledování závazků a pohledávek. Podnikatel si může i systém spravovat zcela sám nebo s pomocí externí účetní firmy. Tím odpadá část nákladů, protože externí firma nemusí znovu zadávat veškeré doklady do systému. Účetní pouze zajistí správné zaúčtování jednotlivých účetních operací. Na konci každého měsíce či kvartálu se vygenerují přiznání k DPH a sestavy pro zdravotní pojišťovny a okresní správu sociálního zabezpečení.
Protože ekonomický systém běží na zabezpečených serverech, mají k firemním datům přístup pouze ti, kterým ho podnikatel udělí. Podnikatel tak stále ví, co a jak se ve firmě děje. Pokud má podezření, že data z informačního systému mohou být zneužita, může vybraným pracovníkům přístupy odebrat.
Některé ekonomické systémy také umožňují elektronické podepisování a odesílání dokladů přímo do informačních systémů obchodních partnerů. Podnikatelé tak rychleji získávají potřebné informace a mohou se efektivněji věnovat svému podnikání.
V současné době existuje celá řada ekonomických systémů, které pracují jak na firemních serverech tak i v cloudu. Je tedy dobré zvážit individuální potřeby firmy, požadavky na funkčnost a zda existuje dobrá zákaznická podpora ze strany dodavatele systému. Ekonomické systémy mají většinou volné demoverze pro vyzkoušení, neváhejte proto této možnosti využít.
