Stejně jako všechna oddělení ve vaší firmě potřebuje i IT infrastruktura rozpočet, který určí, jak budete utrácet peníze, abyste dosáhli svých stanovených cílů. Jelikož se IT velmi rychle proměňuje, je určitě na místě rozpočet aktualizovat každý rok. A protože se ten letošní už chýlí ke konci, představíme vám několik tipů, jak rozpočet připravíte.
Co je to rozpočet na IT?
Plánování rozpočtu je proces týkající se přidělování různých peněžních zdrojů na licence, programy, hosting, cloudy, IT pracovníky, hardware a tak podobně. Mnoho položek rozpočtu zpravidla tvoří opakující se výdaje (pronájem datového centra, licence…), je ale třeba myslet i na jednorázové a nečekané výdaje.
Vezměte v potaz, že rozpočet na IT by měl především odrážet vaši strategii (nejen IT strategii, ale i tu celofiremní). Pokud třeba chcete více digitalizovat, je na místě investovat do cloudu, a naopak postupně upouštět od vlastního on-premise řešení.
1. Vycházejte z toho, co máte
Při vytváření nového rozpočtu nezačínejte od nuly, ale vycházejte z předchozího rozpočtu . Plánování tak pro vás bude snazší, protože některé položky se budou i nadále opakovat. To, že z něj máte vycházet, ale rozhodně neznamená, abyste se ho bezhlavě drželi – naopak. Střízlivě zrevidujte všechny položky a poté se zamyslete, co vypustit a co naopak přidat.
2. Stanovte si reálné cíle
Držte se strategie a zrekapitulujte si vaše krátkodobé a dlouhodobé cíle. Rozpočet by je měl odrážet. Myslet ve velkém je pro podnikatele sice prakticky nezbytností, ale snažte se být realističtí. Co si budeme nalhávat, rozpočet se často v průběhu roku navýší díky nepředvídatelným okolnostem – to nám ostatně potvrdila covidová doba i současná inflace. A nejednou naplánované projekty musí stranou a jiné naopak potřebují víc peněz. V IT to platí dvojnásob. Takže myslete ve velkém, ale ne zase až tak moc – operujte s optimálně nastavenými rezervami vycházejícími ze současné politické a ekonomické situace.
3. Obhajte své výdaje
Pokud připravujete rozpočet za IT oddělení a máte ho prezentovat před vedením firmy, obrňte se proti připomínkám. Pokud vaše oddělení nemá jasnou strategii, vytvořte alespoň stručný nástin, který vám bude při obhajování všech položek oporou. Jestli na vás vedení tlačí ohledně výrazného snížení v různých oblastech vašeho rozpočtu, zdůrazněte, jaké dopady by tyto škrty mohly mít na fungování oddělení nebo celé firmy.
4. Zeptejte se podřízených a kolegů
Při plánování rozpočtu si udělejte čas a promluvte si se svými kolegy a zaměstnanci, abyste se dozvěděli více o tom, co by rádi viděli v IT rozpočtu na příští rok. A co by naopak vypustili. Třeba zjistíte, že platíte program, který nikdo nepoužívá, nebo se budou opakovat požadavky na zavedení něčeho nového. Samozřejmě byste se neměli cítit povinni plnit rozmary několika lidí, ale pokud vám opakované žádosti budou dávat smysl, stálo by za to, abyste je do rozpočtu zahrnuli.
5. Reflektujte současnou situaci
To, že se rozpočet a plány na příští rok řídí aktuální situací, trendy, potřebami a novými technologiemi, je jasné. Asi vás napadne přenášet firmu postupně co cloudu. Co by vás ale napadnout nemuselo, je i nutnost proškolit (případně rekvalifikovat) zaměstnance, jak s novými technologiemi zacházet. Zahrňte do rozpočtu i tyto výdaje, ať poté nejste překvapení z budoucího překračování stanoveného rozpočtu na další školení.
Rada na závěr
Pokud si se sestavováním rozpočtu nevíte rady, obraťte se na odborníky, kteří vám s plánováním výdajů na IT pomůžou. Lepší možností je bezpochyby nechat si poradit než pak zjišťovat, že jste byli během sestavování poněkud „mimo“ a celý rozpočet budete muset předělat takříkajíc „za běhu“.
