Vybíráte pro svůj byznys nástroj pro projektový management a nevíte, podle jakých kritérií zvolit ten nejvhodnější? Jaké funkce by měl mít a jak má fungovat, aby vám spíše nepřidělával práci, než šetřil čas? Hledání vhodného nástroje může být zdlouhavé, připravili jsme si proti pro vás pár rad a tipů, podle kterých postupovat.
Co přesně je projektový nástroj a co by měl umět?
Nástroje pro projektový management jsou softwary pomáhající společnostem plánovat projekty, dodržovat termíny a přitom nepřekračovat rozpočet. Tyto nástroje se používají při projektovém řízení, pomáhají zjednodušit organizaci práce a poskytují přehled o jejím vývoji. I když se může každý nástroj něčím lišit, neměly by mu chybět následující funkce:
- Nástěnka: Elektronická nástěnka pomůže s interní komunikací týmu, ať už jste v kanceláři, nebo pracujete z domova. Poskytuje přehled o přidělených úkolech a jejich termínech. Je to jedna z nejdůležitějších funkcí a neměla by žádnému nástroji chybět.
- Rozdělování úkolů: Jasné přidělování rolí v projektech, díky kterým vidíte, kdo má co na starost, a nedovolí, aby vám úkol „někde zapadl“.
- Hlídání termínů a časový management: Plánování termínů, rozdělení časové dotace na různé úkoly, upozornění na blížící se termín. To vše jsou funkce, které ulehčí každodenní chod vaší firmy.
- Šablony: Mnoho nástrojů nabízí možnost použití různých šablon, které vám mohou ušetřit spousty času při vytváření úkolů.
- Zákaznická podpora: Co když se vám stane, že nástroj přestane fungovat, jak má, a potřebujete poradit? I proto je potřeba, aby nástroj poskytoval rychlou a spolehlivou zákaznickou podporu, aby váš projekt zbytečně nestál.
Jaké jsou výhody a nevýhody nástrojů pro projektové řízení?
Využívání projektových nástrojů přináší mnoho výhod. Například přehled o všech vytvořených projektech a jejich vývoji v reálném čase pro celý váš tým. Dále díky přehledným notifikacím jsou všichni, co na projektu spolupracují, informování o stavu každého úkolu a jeho změnách. Nespornou výhodou rozhodně je ulehčení práce na dálku. Pokud pracujete z domova, nebo jste zrovna mimo kancelář, můžete si okamžitě najít potřebné a aktuální informace ohledně svých projektů a také je měnit. Zároveň můžeme najít i nevýhody, jako třeba zbytečná časová náročnost při zakládání jednoduchých úkolů.
Potřebuje váš byznys projektový nástroj?
Než přejdete k samotnému výběru nástroje, je důležité si říct, jestli pro vás bude jeho používání prospěšné. Váš byznys by z jeho užívání mohl profitovat pokud:
- potřebujete dodržovat jasně nastavené termíny,
- máte určitý rozpočet a potřebujete ho přehledně rozdělit a zaznamenávat,
- dodáváte klientům reporty jako podklady k fakturaci nebo je potřebujete k vyhodnocení efektivity firemních procesů,
- se nějaké úkoly pravidelně (týdně, měsíčně atp.) opakují a pravidelně je zadáváte.
Rozhodli jste se začít nástroj využívat, ale nevíte, podle čeho ho vybrat, aby vyhovoval vašemu podnikání? Při samotném vybírání je dobré stanovit si několik požadavků a na jejich základě pak hledat.
- Jaký máte rozpočet na jeho pořízení?
- Potřebujete speciální úroveň zabezpečení informací?
- Kolik zaměstnanců bude nástroj využívat?
V současné době najdeme na trhu desítky nástrojů nejen z dílen mezinárodních firem, ale i těch českých. Každý se v něčem trochu liší a každému byznysu může vyhovovat úplně jiný. Proto doporučujeme si před zakoupením každý nástroj a jeho funkce pořádně prostudovat.
