Invoice processing / invoice management aneb proces vystavování a oběhu faktur ve vaší společnosti, jehož výsledkem je proplacená faktura. Dnes vám přinášíme čtyři tipy, jak tento proces lépe zorganizovat.
- Informace o zákazníkovi
Nepodceňujte cenu informací o vašem zákazníkovi. Díky nim můžete zjednodušit proces vystavování faktur. Navíc pokud se vyskytne jakýkoliv problém, můžete zákazníka rychle kontaktovat prostřednictvím e-mailu nebo telefonu. Proto mějte u každého zákazníka uložené alespoň jeho jméno, číslo na mobil, e-mail, co konkrétnímu zákazníkovi obvykle prodáváte, nasmlouvané datum splatnosti faktur a také v jakém termínu mu faktury vystavujete. Pokud máte zákazníků málo, vystačíte si se sepsanými informacemi v tabulkovém editoru. Pokud máte hodně zákazníků, zkuste některou z aplikací na vystavování faktur nebo rovnou celý CRM systém. Dokážou uchovávat data o zákazníkovi a posílat upozornění v den splatnosti faktury.
- Vytvořte si systém číslování faktur
Pokud je pro vás dohledávání faktur problematické, vytvořte si systém jejich číslování. Díky číslování číselnou řadou budete vždy vědět, jestli vám nějaká nechybí, a budete mít přehled o jejich počtu. Zahrňte do číslování i označení měsíce, ve kterém byla faktura vystavena. Získáte tak přehled o počtu faktur v jednotlivých kvartálech.
- Faktury posílejte ihned
Faktury zasílejte ihned po dokončení služby nebo dodání zboží. Budete tak působit profesionálně. Navíc to bude zákazníky motivovat k včasnému proplacení. Nastavte si upozornění na blížící se termín pro vystavení faktury.
- Penalizujte pozdní platby
Každému se může stát, že na proplacení faktury prostě zapomene. Ale zákazník, který vaši fakturu i všechna vaše upozornění na splatnost ignoruje, není dobrým partnerem pro spolupráci. Snažte se problematickému placení faktur předcházet. Například tři dny před splatností zašlete zákazníkovi e-mail, že se blíží termín splatnosti. Pokud i přes vaše upozornění k platbě nedojde, zkuste zákazníkovi zatelefonovat. Když bude nadále vaše urgence ignorovat, přičtěte k faktuře penále. E-mail s urgencí před termínem splatnosti i fakturu s vyměřeným penále můžete vytvářet ručně. Pokud používáte aplikaci nebo některý z CRM systémů, můžete tento proces zautomatizovat.
Menší podniky jsou velmi závislé na svém cash-flow, proto jsou organizace procesu vystavování faktur a jejich včasné proplácení zákazníky pro firmu klíčové. Pokud si tento proces správně zorganizujete a nastavíte, vyhnete se zmatku a budete se moci dál věnovat rozvoji svého byznysu.
