4 rychlé tipy na organizaci faktur

Invoice processing / invoice management aneb proces vystavování a oběhu faktur ve vaší společnosti, jehož výsledkem je proplacená faktura. Dnes vám přinášíme čtyři tipy, jak tento proces lépe zorganizovat.

  1. Informace o zákazníkovi

Nepodceňujte cenu informací o vašem zákazníkovi. Díky nim můžete zjednodušit proces vystavování faktur. Navíc pokud se vyskytne jakýkoliv problém, můžete zákazníka rychle kontaktovat prostřednictvím e-mailu nebo telefonu. Proto mějte u každého zákazníka uložené alespoň jeho jméno, číslo na mobil, e-mail, co konkrétnímu zákazníkovi obvykle prodáváte, nasmlouvané datum splatnosti faktur a také v jakém termínu mu faktury vystavujete. Pokud máte zákazníků málo, vystačíte si se sepsanými informacemi v tabulkovém editoru. Pokud máte hodně zákazníků, zkuste některou z aplikací na vystavování faktur nebo rovnou celý CRM systém. Dokážou uchovávat data o zákazníkovi a posílat upozornění v den splatnosti faktury.

  1. Vytvořte si systém číslování faktur

Pokud je pro vás dohledávání faktur problematické, vytvořte si systém jejich číslování. Díky číslování číselnou řadou budete vždy vědět, jestli vám nějaká nechybí, a budete mít přehled o jejich počtu. Zahrňte do číslování i označení měsíce, ve kterém byla faktura vystavena. Získáte tak přehled o počtu faktur v jednotlivých kvartálech.

  1. Faktury posílejte ihned

Faktury zasílejte ihned po dokončení služby nebo dodání zboží. Budete tak působit profesionálně. Navíc to bude zákazníky motivovat k včasnému proplacení. Nastavte si upozornění na blížící se termín pro vystavení faktury.

  1. Penalizujte pozdní platby

Každému se může stát, že na proplacení faktury prostě zapomene. Ale zákazník, který vaši fakturu i všechna vaše upozornění na splatnost ignoruje, není dobrým partnerem pro spolupráci. Snažte se problematickému placení faktur předcházet. Například tři dny před splatností zašlete zákazníkovi e-mail, že se blíží termín splatnosti. Pokud i přes vaše upozornění k platbě nedojde, zkuste zákazníkovi zatelefonovat. Když bude nadále vaše urgence ignorovat, přičtěte k faktuře penále. E-mail s urgencí před termínem splatnosti i fakturu s vyměřeným penále můžete vytvářet ručně. Pokud používáte aplikaci nebo některý z CRM systémů, můžete tento proces zautomatizovat.

Menší podniky jsou velmi závislé na svém cash-flow, proto jsou organizace procesu vystavování faktur a jejich včasné proplácení zákazníky pro firmu klíčové. Pokud si tento proces správně zorganizujete a nastavíte, vyhnete se zmatku a budete se moci dál věnovat rozvoji svého byznysu.

Ohodnoťte

Komentáře:

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *